Šobrīd lielākā daļa darbinieku strādā attālināti un komunikācija ar klientiem notiek virtuālajā vidē, taču tas nenozīmē, ka pareizrakstība un pieklājības normas tur nebūtu jāievēro. Šajā bloga rakstā uzzini visu par pieklājības normām, rakstot e-pastus, kā arī noskaidro, kādas ir visizplatītākās kļūdas elektroniskajā komunikācijā!

Neatbilstoša e-pasta adrese

Ja vēlies par sevi atstāt labu iespaidu e-pasta saņēmēja acīs, nevajadzētu sūtīt vēstuli no konta “susuriņš@…” vai “sirsniņa567@… “. Ja darba pieteikums nāks no šādas e-pasta adreses, darba devējs diez vai Tevi uztvers nopietni. Pārliecinies, ka Tava e-pasta adrese ir gana profesionāla, lai reprezentētu Tevi un uzņēmumu, kuru pārstāvi!^[1]

Vēstules nosaukuma neesība

Nekādā gadījumā nebūtu vēlams atstāt e-pasta temata lauciņu tukšu. Tas jāaizpilda ar svarīgākajiem vēstules satura atslēgas vārdiem, lai saņēmējam uzreiz būtu skaidrs, par ko ir runa, un lai tas būtu vieglāk atrodams arī vēlāk. Taču vēstules temats nedrīkst būt arī pārāk garš – svarīgais jāapkopo pāris vārdos.

Nepareiza sasveicināšanās

E-pasta vēstule vienmēr būtu jāsāk ar sasveicināšanos, tomēr bieži vien tas netiek darīts pareizi. Ja e-pasta lietotāji nav personīgi pazīstami un neuzrunā viens otru uz “Tu”, nekādā gadījumā nebūtu vēlams sasveicināties ar “Sveika” vai “Sveiks”. Būtu jāuzmanās arī no “Labdien”, “Labrīt” un “Labvakar” lietošanas, jo nav precīzi zināms, kad vēstules adresāts to izlasīs. Vislabāk lietot, piemēram, “Sveicināta, Līga!”, jo tas ir visneitrālāk. Ja saņēmēja vārds nav zināms, var iztikt ar “Sveicināti!”. Kļūda ir arī rakstīt “Sveicināta Līga,” – pareiza forma ir “Sveicināta, Līga!”.

Emocijzīmju lietošana

Liela kļūda elektroniskajā saziņā ir emocijzīmju lietošana, ja e-pasta saņēmējs nav pazīstams. Tas ir slikts tonis un atstāj nenopietnu iespaidu par vēstules rakstītāju. Izņēmums ir tad, ja e-pasta adresāts ir pazīstams un pats lieto emocijzīmes, tad ir pieļaujams retu reizi tās izmantot, lai pielāgotos sarunbiedram.

Pavirši sagatavots ziņojums

Kurš gan savu reizi nav saņēmis e-pastu, kas pilns ar drukas kļūdām un izskatās kā tapis minūtes laikā. Svarīgi ir vienmēr pārlasīt tekstu un pārliecināties, ka tajā nav atrodamas neuzmanības un pareizrakstības kļūdas. Pavirši sagatavots e-pasta ziņojums rada neprofesionālu iespaidu. Nebūtu vēlams lietot pārāk daudz saīsinājumu un arī anglicismus, kā, piemēram, “asap”, “fyi” un citus. Tāpat vajadzētu izvairīties no lielo burtu lietošanas dažādu vārdu izcelšanā, jo teksts, kas rakstīts ar LIELAJIEM BURTIEM, interneta vidē nozīmē KLIEGŠANU. Daži e-pasta saņēmēji to var uztvert kā uzbrūkošu un agresīvu taktiku.

Neatbildēšana uz e-pastu

Vispārpieņemta norma ir uz e-pasta vēstulēm atbildēt 24 stundu laikā, taču, ja temats ir sarežģīts un prasa iedziļināšanos, noteikti vajadzētu informēt sūtītāju, ka vēstule ir saņemta un atbilde tiks nosūtīta trīs dienu laikā. Ja dodies ilgstošā prombūtnē, piemēram, atvaļinājumā vai komandējumā, un esi nolēmis datoru šajā laikā neizmantot, vari sagatavot vēstījumu, no kura līdz kuram datumam nebūsi pieejams. Neatbildēšana uz e-pastu ir pieļaujama tikai surogātpasta vēstulēm.

Pārāk gari e-pasti

E-pasts ir paredzēts galvenokārt ātrai saziņai, tāpēc nav pamata rakstīt garus tekstus, kas nav pārskatāmi. Tekstam jābūt kodolīgam un lakoniskam, vislabāk – sadalītam rindkopās. E-pasta beigās vajadzētu arī īsu apkopojumu par rakstīto, lai saņēmējs labāk uztvertu domu, ja kaut kas nav skaidrs. Tāpat jāatceras: jo vēstule garāka, jo lielāka iespēja, ka adresāts to neizlasīs. Un otrādi – jo teksts īsāks, jo lielāka iespēja, ka tas tiks izlasīts līdz galam.

Sūtīšana vairākiem adresātiem

Ja vēstuli plānojat sūtīt vairākiem adresātiem, ir jāizmanto opcija Bcc (blind carbon copy), tādējādi neatklājot e-pasta saņēmējiem citas adreses. Ierakstot visas adreses Cc (carbon copy) laukā, ir skaidri redzams, ka vēstule sūtīta daudziem. Turklāt, atklājot visas adreses visiem adresātiem, tiek pārkāpts konfidencialitātes princips – bez atļaujas publiskotas svešas e-pasta adreses. Cc pievienošana ir pieļaujama, ja e-pasta ziņojums ir ļoti svarīgs vairākiem cilvēkiem, tomēr nevajadzētu pievienot vairāk nekā divus saņēmējus.

Atvadīšanās un paraksts

Liela kļūda ir neatvadīties no e-pasta saņēmēja, kā arī neparakstīties, tādējādi atstājot sliktu iespaidu un nepabeigtības sajūtu. Vēstules nobeigumam lasītājs ir jāsagatavo: tā var būt pateicība, atvadīšanās, novēlējums. Droši var lietot laba vēlējumus, piemēram, „Jauku dienu!”, „Veiksmi darbā!”. Bieži sastopams vēstules nobeigums ir „Ar cieņu”, taču etiķetes speciālisti gan iesaka labāk rakstīt vienkārši „Cieņā”. Paraksts kā vēstules noslēdzošā daļa ir strukturēts atsevišķi un nodalīts no pārējā teksta. Parakstā norādāms sūtītāja vārds, uzvārds, iestādes un amata nosaukums, tālruņa numurs, e-pasta un tīmekļa vietnes adrese.

Ceram, ka šis bloga raksts Tev ļaus turpmāk izvairīties no šīm biežāk pieļautajām kļūdām un sūtīt e-pastus, kas atstāj pārliecinošu iespaidu par Tevi un Tevis pārstāvēto uzņēmumu.

[1]Vairāk par e-pasta etiķeti uzzini šeit.